UEPB

Universidade Estadual da Paraíba institui conjunto de medidas para certificação digital de documentos

Com foco na utilização das tecnologias a favor da simplificação, celeridade, eficiência e organização dos procedimentos burocráticos, a Universidade Estadual da Paraíba (UEPB), através da Portaria UEPB/GR/0262/2017, institucionalizou o novo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pela Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicações (CTIC) para produção ou inserção digital de processos no âmbito institucional.

O sistema que será colocado em prática em breve conferirá chancela eletrônica aos documentos e a autenticação de sua validade. Dessa maneira, o servidor continuará a dar fé pública aos títulos, no entanto, tudo será realizado de maneira eletrônica, sem necessidade de carimbos ou assinaturas por escrito para sua certificação e com a vantagem de contar com maior segurança, pois nada poderá ser modificado após a autenticação.

Segundo Carlos Alberto Chaves, coordenador da CTIC, o novo sistema é o alicerce para a obtenção de algo maior. “Funciona como a infraestrutura inicial para o Processo Digital. A Portaria UEPB/GR/0262/2017, que instituiu o SEI, norteia os casos que precisam passar por esse processo e indica como vamos tratá-los, normatizando primeiramente a assinatura digital, para a partir daí darmos início aos processos digitais”, explicou.

Ele também salientou que, de início, apenas os servidores que realizam movimentação externa de processos terão acesso a certificação digital ICP-Brasil. Os demais terão certificação a nível institucional, conforme definido na Portaria.

Economia e celeridade

A expectativa é que, com a futura implantação do Processo Digital, não haja mais a utilização de pastas ou papéis, nem a necessidade de envio de processos através de malotes e transportes, o que gerará economia de tempo, de material e considerável redução de custos.

Prevendo a necessidade de escanear documentos físicos, foi contratado serviço de locação de impressoras multifuncionais que já possuem scanner. No momento da digitalização, o servidor que receber os documentos já deverá atestar que são originais e os considerará válidos. Assim, os arquivos serão inseridos no processo e certificados por meio de assinatura eletrônica institucional.

Há mais de um ano em construção, o Sistema de Processo Digital já está em fase de testes no “SisAdmin” (https://sistemas.uepb.edu.br/sisadmin/) de maneira que a comunidade acadêmica possa se familiarizar gradativamente com a mudança. A interface é intuitiva, parecida com um sistema de correio eletrônico. De toda forma, um treinamento para os servidores está sendo programado e será marcado em breve, para que possa atender o maior número de pessoas de forma homogênea e esclarecer todas as dúvidas.

 

Texto: Giuliana Rodrigues