Os dados de quem vai participar da transmissão devem estar contidos no item 1 do formulário a ser preenchido, onde é pedido os dados do(s) avaliador(es) e/ou participante(s). É necessário que os participantes que farão a comunicação por áudio e vídeo (professor ou responsável técnico) utilizem notebook, computador de mesa (desktop), ou computadores da marca Apple, equipados com kit multimídia (microfone, webcam e caixas de som ou fones de ouvido). Os equipamentos poderão ser do professor/aluno ou da Universidade. A utilização de data show é opcional.

É obrigatório a presença de um responsável técnico para cada computador utilizado na webconferência. Também é obrigatório a utilização de conexão por cabo de rede confeccionados com conector rj-45. Em hipótese alguma será aceito a utilização de rede sem fio por ambas as partes durante a transmissão. Caso seja utilizado macbooks que não tenham conexões de rede do tipo RJ-45, deverá ser utilizado adaptadores USB para RJ-45.

Uma das salas da universidade deverá ser solicitado com antecedência por ambas as partes para a realização do teste e da videoconferência, sendo que tal sala deva possuir pontos de rede com acesso à internet funcionando adequadamente. Deve-se evitar a apresentação ou avaliação das apresentações em ambientes residenciais.

A velocidade da conexão com a internet dos participantes deverá ser de, no mínimo, 15 Mbps.

O programa utilizado para a videoconferência é o Skype. Também pode-se fazer a comunicação por meio da solução administrativa Adobe Connect. A escolha deve ser feita em consenso dos participantes.

Caso seja utilizando o software Skype, as contas dos participantes da conexão deverão ser informadas com antecedência no requerimento, no campo Informações adicionais.

Os testes para a webconferência deverão ser realizados em, no máximo, 3 dias de antecedência. Feitos os testes, os professores e responsáveis técnicos deverão assinar o formulário alegando a normalidade e o funcionamento adequado da comunicação.

O descumprimento dessas exigências poderá afetar a qualidade da transmissão ou a perda de conexão. A não obediência dos itens listados poderão resultar em interrupções durante a apresentação, sendo de inteira responsabilidade de quem as descumpriu. Estas informações deverão ser de conhecimento prévio dos participantes envolvidos; o formulário a seguir deverá ser preenchido pelo professor/aluno, preenchido adequadamente e enviado ao técnico responsável.